Wann ist anzubieten?
Anzubieten sind Unterlagen nach Ablauf der darauf lastenden behördlichen Aufbewahrungsfristen. Solche Unterlagen sind gem. § 19 AktO in regelmäßigen Abständen von drei Jahren auszusondern.
Das Ende der Aufbewahrungsfrist markiert den Zeitpunkt, zu dem die Stelle ihre Unterlagen nicht mehr benötigt. Das Landesarchivgesetz sieht vor, dass die anbietungspflichtigen Stellen „alle Unterlagen, sobald sie diese zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben nicht mehr benötigen, unverzüglich, spätestens 30 Jahre nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung“ anzubieten haben (§ 9 Abs. 1 ArchG LSA).
Diese 30-Jahresfrist kann nur unter folgender Voraussetzung überschritten werden: „Ist durch Rechtsvorschriften oder durch Verwaltungsvorschriften oberster Landesbehörden eine längere als dreißigjährige oder eine dauernde Aufbewahrung bestimmt, wird der Zeitpunkt des Anbietens und der Übergabe durch Vereinbarung“ zwischen der Stelle und dem Landesarchiv geregelt.
Für anbietungspflichtige Stellen des Bundes gelten entsprechende Vorschriften, insbesondere § 2 Abs. 1 BArchG, wonach „alle Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben einschließlich der Wahrung der Sicherheit der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder nicht mehr benötigen“, anzubieten sind.
